سید محمد جواد میرخباز
.۱۳ مهر ۱۴۰۴
در دنیای پرشتاب تجارت جهانی امروز، توانایی نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. ایمیل‌های رسمی، به‌ویژه ایمیل‌های ارائه‌ی پیشنهاد قیمت یا Proposal Emails، یکی از ابزارهای اصلی ارتباط بین شرکت‌ها و مشتریان بین‌المللی محسوب می‌شوند. یک ایمیل حرفه‌ای می‌تواند مسیر یک همکاری بزرگ را هموار کند، در حالی که ایمیلی با ساختار ضعیف ممکن است فرصت‌های ارزشمند تجاری را از بین ببرد.
پژوهش منتشر شده در Journal of Business Communication (2020) نشان می‌دهد که ساختار، لحن و واژگان یک ایمیل تجاری تا ۶۵ درصد در تصمیم‌گیری مشتریان نقش دارد. به بیان ساده، نحوه‌ی نوشتن شما می‌تواند به اندازه‌ی پیشنهاد مالی‌تان در نتیجه‌ی مذاکره تأثیر بگذارد. در کتاب Business Communication Today (Bovee & Thill, 2021) نیز تأکید شده است که ایمیل مؤثر باید سه ویژگی اصلی داشته باشد: شفافیت (Clarity)، دقت (Accuracy) و حرفه‌ای بودن (Professionalism). در ادامه، با ساختار استاندارد و عبارات کلیدی برای نوشتن Proposal Email آشنا می‌شویم.
یک ایمیل پیشنهاد قیمت مؤثر، مانند یک ارائه‌ی حرفه‌ای است؛ باید منظم، هدفمند و از نظر زبانی شفاف باشد. به گفته‌ی Robinson (1991) در English for Business Purposes، ساختار چهارمرحله‌ای زیر در اکثر شرکت‌های بین‌المللی به‌عنوان الگو استفاده می‌شود:
1. Greeting & Introduction – خوش‌آمد و معرفی اولیه
در آغاز باید با لحنی مؤدبانه و حرفه‌ای، فضای ارتباطی مثبت ایجاد کنید. این بخش تأثیر روانی زیادی بر برداشت اولیه‌ی مشتری دارد.
2. Purpose & Quotation – هدف ایمیل و پیشنهاد قیمت
به‌طور دقیق توضیح دهید که هدف شما از ارسال ایمیل چیست و چه پیشنهادی ارائه می‌دهید.
3. Details & Value Proposition – جزئیات خدمات و ارزش پیشنهادی
در این بخش باید بر مزایای پیشنهاد خود تأکید کنید، نه فقط ویژگی‌ها.
4. Call to Action & Closing – دعوت به اقدام و پایان مؤدبانه
با تشویق مشتری به پاسخ یا برقراری تماس، ارتباط را فعال نگه دارید.
رعایت این ساختار نه‌تنها وضوح پیام را افزایش می‌دهد، بلکه برند شما را به‌عنوان یک سازمان منظم و قابل‌اعتماد معرفی می‌کند.
شروع ایمیل مانند اولین برخورد حضوری است؛ اگر درست انجام شود، می‌تواند مسیر مکاتبه را مثبت و سازنده کند. بر اساس تحقیق Guffey (2018)، جمله‌ی آغازین ایمیل تا ۴۰٪ در میزان پاسخ‌دهی مشتری تأثیر دارد.
نمونه عبارات:
.I hope this message finds you well
جمله‌ای کلاسیک و محترمانه برای شروع مکاتبه.
.Thank you for considering our services/products
ابراز قدردانی در ابتدای ایمیل تأثیر روانی مثبتی ایجاد می‌کند.
.Following up on our recent meeting, I am pleased to provide you with a formal proposal
مناسب برای زمانی که قبلاً مذاکره یا جلسه‌ای داشته‌اید.
نکته‌ی کلیدی این است که شروع ایمیل باید حس احترام و حرفه‌ای‌گری را القا کند و خواننده را به ادامه‌ی مطالعه تشویق نماید.
در بخش پیشنهاد قیمت باید حتماً دقت، وضوح و دقت در اعداد رعایت شود. به گفته‌ی Louhiala-Salminen (2002)، شفافیت مالی یکی از معیارهای اصلی اعتمادسازی در ارتباطات بین‌المللی است. از اصطلاحات مبهم مانند around یا approximately پرهیز کنید و در صورت نیاز، فایل رسمی قیمت‌گذاری را پیوست کنید.
نمونه عبارات کاربردی:
.We are pleased to offer you the following quotation for [product/service]
جمله‌ای رسمی برای معرفی پیش‌فاکتور.
.The total cost for the proposed solution is [amount], inclusive of all applicable charges
تأکید بر شفافیت در هزینه‌ها و شمول تمامی موارد.
.Please find the detailed quotation attached for your review
اشاره به فایل پیوست برای افزایش اعتبار ایمیل.
یک پیشنهاد حرفه‌ای باید دقیق و مبتنی بر ارزش باشد؛ به این معنا که مخاطب بداند چرا این مبلغ منطقی است و چه ارزشی دریافت می‌کند.
در این بخش باید فراتر از عدد و رقم صحبت کنید و ارزش واقعی محصول یا خدمت خود را نشان دهید. همان‌طور که Philip Kotler (2016) در Principles of Marketing می‌گوید:
«مشتری محصول نمی‌خرد؛ بلکه نتیجه‌ای را می‌خرد که محصول برای او ایجاد می‌کند.»
نمونه عبارات:
…Our proposal includes the following features and benefits
تأکید همزمان بر ویژگی‌ها و مزایا.
.This solution is designed to help you achieve [specific business goal]
نشان دادن اینکه محصول چطور به هدف تجاری مشتری کمک می‌کند.
.We have successfully implemented similar projects for [client/company]
ایجاد اعتماد از طریق اشاره به تجربیات واقعی.
در این مرحله، مخاطب باید حس کند که شما نه‌تنها یک فروشنده بلکه یک مشاور حرفه‌ای هستید. برای تمرین عملی نحوه معرفی مزایا، پیشنهاد می‌شود مقاله‌ی
«معرفی محصولات به زبان انگلیسی در غرفه» را در بلاگ لینگولینک مطالعه کنید.
پایان ایمیل به اندازه‌ی شروع آن مهم است. هدف این بخش، باز نگه داشتن کانال ارتباطی و تشویق به پاسخ است. طبق Crystal (2003)، ایمیل‌هایی که پایان مؤدبانه و CTA (دعوت به اقدام) واضح دارند، ۲.۵ برابر بیشتر پاسخ دریافت می‌کنند.
عبارات پیشنهادی:
.We would be delighted to discuss this proposal in more detail at your earliest convenience
مؤدبانه و حرفه‌ای برای درخواست جلسه.
.Please do not hesitate to contact us if you have any questions regarding this quotation
دعوت مستقیم به تعامل و پاسخ.
.We look forward to your positive response
پایان گرم و حرفه‌ای برای خاتمه ایمیل.
۱. وضوح در پیام: جملات ساده اما دقیق بنویسید.
۲. اختصار همراه با هدف: هر جمله باید ارزش افزوده داشته باشد.
۳. لحن مثبت و رسمی: از کلمات محترمانه مانند appreciate, delighted, pleased استفاده کنید.
۴. قالب حرفه‌ای: بولت‌پوینت‌ها و پاراگراف‌های جداگانه نظم ایجاد می‌کنند.
۵. بازبینی پیش از ارسال: همیشه ایمیل را دوباره بخوانید یا با همکار مرور کنید.
برای تمرین این مهارت‌ها، توصیه می‌شود در دوره انگلیسی تجاری لینگولینک شرکت کنید که به‌صورت تخصصی بر نگارش ایمیل‌های حرفه‌ای و مذاکرات بین‌المللی تمرکز دارد.
همچنین مطالعه‌ی مقاله‌ی اصول نگارش ایمیل حرفه‌ای به انگلیسی مکمل بسیار مفیدی برای این مبحث است.
نوشتن ایمیل‌های پیشنهاد قیمت یکی از مهارت‌های بنیادی در دنیای تجارت جهانی است. یک Proposal Email خوب، نماینده‌ی شخصیت حرفه‌ای شما و برندتان است.
هرچه ساختار آن منظم‌تر، لحن آن محترمانه‌تر و محتوا آن شفاف‌تر باشد، احتمال موفقیت شما در بستن قراردادهای بین‌المللی بیشتر خواهد بود.
بنابراین، تمرین مداوم و یادگیری مستمر در این حوزه ضروری است.
اگر می‌خواهید این مهارت را در سطح جهانی به‌کار ببرید، همین امروز در دوره انگلیسی تجاری لینگولینک شرکت کنید و با نمونه‌های واقعی ایمیل‌های بین‌المللی تمرین کنید تا در مذاکرات بعدی بدرخشید. 🌍💼
از این نویسنده
چگونه ایمیل دعوت به نمایشگاه بنویسیم؟ | نکات حرفه‌ای برای ارتباط با مشتریان
سید محمد جواد میرخباز
۲۳ مهر ۱۴۰۴
قرارداد موقت و شرایط پرداخت در نمایشگاهها | نکات حقوقی و زبانی برای مذاکره
سید محمد جواد میرخباز
۲۱ مهر ۱۴۰۴
مذاکرات فروش حضوری در نمایشگاه |انگلیسی تجاری برای غرفهداران و صادرکنندگان
سید محمد جواد میرخباز
۱۹ مهر ۱۴۰۴
آماده شدن برای جلسات کاری | آموزش جامع انگلیسی تجاری برای جلسات بین‌المللی
سید محمد جواد میرخباز
۱۸ مهر ۱۴۰۴
ساختار قراردادهای تجاری انگلیسی و عبارات کلیدی |زبان قراردادهای بین‌المللی
سید محمد جواد میرخباز
۱۵ مهر ۱۴۰۴
