سید محمد جواد میرخباز
تاریخ انتشار : ۲۹ آذر ۱۴۰۴
|تاریخ بروز رسانی : ۳ دی ۱۴۰۴
آیا تا به حال برایتان پیش آمده که ساعتها وقت بگذارید، کاتالوگ فرشهای ۱۲۰۰ شانه جدیدتان را آماده کنید، یک ایمیل طولانی برای مشتری احتمالی در آلمان یا امارات بفرستید و... هیچ پاسخی دریافت نکنید؟
سکوت مشتری، دردناکترین پاسخ در تجارت است. اما بگذارید به عنوان کسی که ۲۰ سال در قلب صنعت فرش کاشان و در نمایشگاههای بینالمللی مثل دموتکس (Domotex) مذاکره کردهام، یک حقیقت تلخ را به شما بگویم: مشکل از کیفیت فرش شما نیست؛ مشکل از نحوه معرفی شماست.
مدیران خرید شرکتهای بزرگ خارجی روزانه صدها ایمیل دریافت میکنند. آنها فرصت ندارند ایمیلهای طولانی، بدون ساختار یا دارای غلطهای گرامری را رمزگشایی کنند. در این مقاله، من (محمدجواد میرخباز) نقشه راهِ نوشتن یک نامه رسمی تجاری و ایمیل صادراتی استاندارد را به شما آموزش میدهم که شانس دیده شدن و پاسخ گرفتن شما را چندین برابر میکند.
در دنیای صادرات، ایمیل شما همان لباس شماست. وقتی یک ایمیل نامنظم میفرستید، انگار با لباس ورزشی به یک جلسه رسمی رفتهاید. رعایت ساختار استاندارد ایمیل دو پیام مهم به خریدار فرش ماشینی منتقل میکند:
۱. من حرفهای هستم و ارزش وقت شما را میدانم.
۲. شرکت ما قابل اعتماد است و جزئیات برایمان مهم است.
به یاد داشته باشید، هدف نهایی ما فقط ارسال ایمیل نیست؛ بلکه شروع یک مذاکره است که به قرارداد تجاری ختم شود.
یک ایمیل صادراتی موفق، شانسی نوشته نمیشود. این ایمیل دقیقاً مثل نقشه فرش، یک ساختار مهندسی شده دارد. بیایید این ۵ بخش را بررسی کنیم:
مهمترین بخش ایمیل که تعیین میکند ایمیل شما باز شود یا به سطل زباله برود. یک Subject Line باید کوتاه، مشخص و حاوی ارزش باشد. هرگز از کلمات کلی مثل "Hello" یا "Carpet" استفاده نکنید.
❌ بد: Carpet Price List
(معنی: لیست قیمت فرش)
چرا بد است؟ چون بسیار کلی است و هیچ جذابیتی برای مدیر خریدی که روزانه دهها لیست قیمت میبیند، ندارد.
✅ خوب: Proposal: High-Density Machine-Made Carpets (1200 Reeds) - [Your Company Name]
(معنی: پیشنهاد تجاری: فرشهای ماشینی تراکم بالا (۱۲۰۰ شانه) - [نام شرکت شما])
چرا خوب است؟ چون دقیقاً مشخص میکند ایمیل حاوی یک پیشنهاد (Proposal) است و محصول مشخص (۱۲۰۰ شانه) را معرفی میکند.
شروع ایمیل باید مودبه و رسمی باشد. در انگلیسی تجاری، سطح رسمیت بسیار مهم است.
نکته تجربی: در لینکدین نام مدیر خرید (Purchasing Manager) را پیدا کنید. خطاب قرار دادن با نام خانوادگی، تاثیر روانی فوقالعادهای دارد.
پاراگراف اول جای احوالپرسیهای طولانی نیست. باید سریع قلاب (Hook) را بیندازید. به اشتراکات اشاره کنید یا بگویید چرا ایمیل زدهاید.
مثال: "I hope this email finds you well. I am writing to introduce our latest collection of 1500 reeds acrylic carpets, .specifically designed for the European market"
(معنی: امیدوارم حالتان خوب باشد. این ایمیل را مینویسم تا جدیدترین کلکسیون فرشهای اکریلیک ۱۵۰۰ شانه خود را که بهطور خاص برای بازار اروپا طراحی شدهاند، معرفی کنم.)
اینجا جایی است که ارزش پیشنهادی خود را ارائه میدهید. متن باید "اسکنخور" (Skimmable) باشد. از بولت پوینت استفاده کنید تا ویژگیهای فنی فرش (شانه، تراکم، جنس نخ) به چشم بیاید.
.High Quality Materials: 100% Heat-set Acrylic yarn
(مواد اولیه با کیفیت بالا: نخ ۱۰۰٪ اکریلیک هیتست شده.)
.Variety: Available in 700, 1000, and 1200 reeds
(تنوع: موجود در شانههای ۷۰۰، ۱۰۰۰ و ۱۲۰۰.)
.Customization: OEM services available for exclusive designs
(شخصیسازی: خدمات تولید سفارشی (OEM) برای طرحهای اختصاصی در دسترس است.) (اگر نیاز دارید دایره لغات تخصصی خود را تقویت کنید، پیشنهاد میکنم حتماً نگاهی به مقاله [لینک داخلی: اصطلاحات تخصصی فرش ماشینی به انگلیسی] بیندازید).
پایان ایمیل باید شامل یک دعوت به اقدام (CTA) و امضای کامل شما باشد. امضای شما باید شامل نام، سمت، نام شرکت، وبسایت و لینک واتساپ/لینکدین باشد.
نمونههای کاربردی انگلیسی تجاری برای صنعت فرش
برای اینکه کارتان راحتتر شود، چند جمله کلیدی که من بارها در مکاتباتم استفاده کردهام را برایتان آماده کردهام. میتوانید از این جملات در مکاتبات تجاری خود استفاده کنید:
جملات کلیدی برای معرفی شرکت و محصولات
ما یک تولیدکننده پیشرو فرش ماشینی مستقر در کاشان با بیش از ۲۰ سال تجربه صادرات هستیم.)
محصولات ما از طرحهای کلاسیک ایرانی تا سبکهای مدرن وینتیج را شامل میشود.
عبارات مناسب برای پیگیری (Follow-up) بدون ایجاد مزاحمت
میخواستم پیرو ایمیل قبلیام در مورد کاتالوگ فرش پیگیری کنم.
لطفاً اگر برای بررسی کیفیت به نمونه نیاز دارید، به من اطلاع دهید.
طبق تجربه من در مشاوره به شرکتهای نساجی، این ۳ خطا بیشترین ضربه را به صادرات میزند:
بسیاری از دانشجویان دورههای Lingolink سوالات مشابهی دارند. در اینجا به ۳ مورد پرتکرار پاسخ میدهم:
دانستن ساختار ایمیل، شرط لازم است اما کافی نیست. شما ممکن است ایمیل را عالی بنویسید، اما وقتی مشتری پای میز مذاکره یا تماس تصویری آمد، چطور میخواهید قرارداد را نهایی کنید؟ آیا با اصطلاحات دقیق حقوقی در قراردادهای تجاری آشنا هستید؟ آیا میتوانید بر سر قیمت (FOB/CIF) چانه بزنید؟ یادگیری این مهارتها نیازمند آموزش ساختارمند و تمرین است. مقالات وبلاگ به شما "سرنخ" میدهند، اما دورههای جامع به شما "مهارت" میبخشند.
اگر وقت کافی برای خواندن کل مقاله را نداشتید، این ۴ نکته کلیدی را به خاطر بسپارید:
یک Subject Line جذاب برای معرفی "فرشهای ۱۲۰۰ شانه جدید" شرکتتان در بخش نظرات پایین بنویسید. من (محمدجواد میرخباز) شخصاً آنها را میخوانم و بهترین گزینه را برایتان اصلاح میکنم.
🚀 پیشنهاد ویژه: تبدیل شدن به یک مذاکرهکننده بینالمللی
اگر میخواهید نه فقط در ایمیل زدن، بلکه در تمام مراحل صادرات (از معرفی محصول در نمایشگاه تا بستن قرارداد) به زبان انگلیسی مسلط شوید، همین حالا روی لینک زیر کلیک کنید. دوره جامع "انگلیسی تخصصی تجارت فرش" تمام آن چیزی است که برای جهانی شدن به آن نیاز دارید.
👉 [همین حالا مشاوره بگیرید و آینده صادرات خود را تضمین کنید - کلیک کنید]
از این نویسنده
چطور محترمانه اما قاطعانه مذاکره کنیم؟ | مهارتهای حرفهای زبان انگلیسی
سید محمد جواد میرخباز
۱۲ آبان ۱۴۰۴
