مدیریت جلسات تجاری فرش به زبان انگلیسی؛ چگونه در مذاکره «دست بالا» را بگیریم؟

مقدمه:

آیا تا‌به‌حال در غرفه خود در نمایشگاه دموتکس (Domotex) یا قاضی‌آنتپ احساس کرده‌اید که کنترل جلسه از دست‌تان خارج شده است؟ بسیاری از مدیران صنعت فرش ما، فرش‌شان را عالی می‌شناسند، اما وقتی نوبت به مدیریت جلسات تجاری (Business Meeting Management) به زبان انگلیسی می‌رسد، ناخواسته در موضع ضعف قرار می‌گیرند.

وقتی خریدار خارجی شروع به صحبت تند می‌کند یا شرایط غیرمنطقی می‌گذارد، سکوت کردن یا گفتن یک "No" خشک و خالی، جایگاه شما را از یک «شریک تجاری» به یک «تامین‌کننده ساده» تنزل می‌دهد. در این مقاله تخصصی از لینگولینک، استراتژی‌هایی را یاد می‌گیریم که سکان هدایت جلسه را دوباره به دست شما بازمی‌گرداند.

چرا تسلط بر «زبان انگلیسی تجاری» اهرم قدرت شما در جلسات صادرات فرش است؟

در روانشناسی مذاکره، کسی که سوال می‌پرسد و بحث را جمع‌بندی می‌کند، رهبر جلسه است. اگر دایره لغات شما محدود باشد، مجبورید فقط شنونده باشید و این یعنی واگذاری قدرت. مدیریت جلسات تجاری فرش فقط به معنای دانستن قیمت نیست؛ بلکه به معنای توانایی تغییر مسیر گفتگو (Steering the conversation) به نفع شرکت است. اگر هنوز در مکالمات پایه مشکل دارید، پیشنهاد می‌کنم ابتدا نگاهی به دوره انگلیسی روزمره داشته باشید، اما برای جلسات رسمی، شما به مهارت‌های زیر نیاز دارید.

۴ مهارت زبانی کلیدی برای به دست گرفتن کنترل (Control) جلسه مذاکره

بیایید ۴ موقعیت حساس در جلسات صادراتی را بررسی کنیم و ببینیم حرفه‌ای‌ها چگونه عمل می‌کنند:

۱. شروع قدرتمند با Small Talk؛ هنر «یخ‌شکنی حرفه‌ای» با خریدار خارجی

شروع جلسه با جمله "Let's talk about price" (بیایید درباره قیمت حرف بزنیم) بسیار تهاجمی است. یک مدیر باهوش ابتدا با «گپ‌وگفت کوتاه» (Small Talk) اعتماد می‌سازد.

به جای صحبت درباره هوا (که کلیشه‌ای است)، درباره بیزنس بپرسید:
“?How was your flight? Did you have a chance to visit other halls in the exhibition”
(پروازتان چطور بود؟ آیا فرصت کردید از سالن‌های دیگر نمایشگاه هم بازدید کنید؟)
“.It’s great to finally meet you in person after our email correspondence”
(بسیار عالی است که بالاخره بعد از مکاتبات ایمیلی، شما را حضوری ملاقات می‌کنم.)

۲. جملات طلایی برای «قطع کردن صحبت» (Interrupting) و بازگرداندن بحث به مسیر اصلی

گاهی خریدار شروع به داستان‌سرایی می‌کند یا روی یک ایراد کوچک (مثلاً زمان تحویل) قفل می‌کند. اینجا باید مودبانه اما قاطع حرف او را قطع کنید.

از این جملات استفاده کنید:
“.May I interrupt for a second? I want to make sure I understand your concern about the lead time”
(ممکن است یک لحظه صحبت‌تان را قطع کنم؟ می‌خواهم مطمئن شوم نگرانی شما را درباره زمان تحویل متوجه شده‌ام.)
“.Let’s get back to the main point, which is the payment terms”
(بیایید برگردیم سر موضوع اصلی، که شرایط پرداخت است.)

نکته مشاور: برای تسلط بر واژگان تخصصی که در این لحظات نیاز دارید، مقاله لیست لغات تخصصی فرش ماشینی را حتماً مرور کنید.

۳. هنر «مخالفت دیپلماتیک» (Disagreeing Politely)؛ چگونه محترمانه «نه» بگوییم؟

این مهم‌ترین بخش برای حفظ پرستیژ شماست. اگر مشتری قیمتی پرت می‌دهد، نباید بگویید "No, impossible" (نه، غیرممکن است). این کار راه تعامل را می‌بندد. از تکنیک "...Yes, but" استفاده کنید.

فرمول مخالفت حرفه‌ای:
“I see your point, however, considering the high density (1500 reeds) of this collection, that price is not feasible.”
(من منظور شما را متوجه می‌شوم، اما با در نظر گرفتن تراکم بالای این کلکسیون (۱۵۰۰ شانه)، آن قیمت عملی نیست.)
“.That’s a valid point, but we need to consider the rising cost of raw materials”
(نکته درستی است، اما ما باید افزایش هزینه مواد اولیه را هم در نظر بگیریم.)

۴. تکنیک «جمع‌بندی» (Summarizing)؛ تثبیت توافقات و پایان حرفه‌ای

هرگز جلسه را بدون جمع‌بندی تمام نکنید. این کار نشان می‌دهد شما مدیری منظم هستید و از سوتفاهم‌های بعدی جلوگیری می‌کند.

جملات پایان‌بندی:
“Let’s recap what we agreed on. 2000 meters of code 504, delivery in 45 days, FOB Bandar Abbas.”
(بیایید چیزهایی که توافق کردیم را مرور کنیم. ۲۰۰۰ متر از کد ۵۰۴، تحویل ۴۵ روزه، تحویل روی عرشه بندرعباس.)
“?Just to confirm, the payment will be 30% in advance, correct”
(فقط برای تایید نهایی، پرداخت ۳۰٪ به صورت پیش‌پرداخت خواهد بود، درست است؟)

عبارات ممنوعه‌ای که جایگاه مدیریتی شما را در جلسات بین‌المللی تخریب می‌کند

استفاده از کلمات تردیدآمیز، قاتل اعتبار شماست. در مذاکرات تجاری هرگز از این عبارات استفاده نکنید:

❌ "Maybe / I think so" (شاید / فکر کنم اینطوره)
✅ جایگزین: "I will check with the production manager and confirm by email." (با مدیر تولید چک می‌کنم و ایمیلی تایید می‌دهم.)
❌ "I don't know" (نمی‌دانم)
✅ جایگزین: "That’s a good question. Let me verify the exact details for you." (سوال خوبی است. اجازه بدهید جزئیات دقیق را برایتان بررسی کنم.)

آیا آماده‌اید رهبری میز مذاکره را به دست بگیرید؟

دانستن این جملات، اولین قدم برای خروج از دایره آماتورهاست. اما در لحظه حساس مذاکره، وقتی استرس بالاست و مشتری سعی دارد با تکنیک‌های روانی قیمت را بشکند، تنها "دانش" کافی نیست؛ شما به "مهارت و تمرین" نیاز دارید. آیا می‌خواهید به جای استرس، از جلسات خود لذت ببرید و با اعتماد‌به‌نفسِ یک مدیر بین‌المللی صحبت کنید؟

خلاصه نکات کلیدی مدیریت جلسه

برای اینکه همیشه دست بالا را داشته باشید، این ۴ اصل را به خاطر بسپارید:

یخ‌شکنی کنید: با سوالات هوشمندانه (نه فقط آب‌وهوا) ارتباط اولیه را بسازید.
هدایت کنید: نترسید که صحبت مشتری را مودبانه قطع کنید تا بحث منحرف نشود.
دیپلماتیک باشید: هرگز مستقیم "نه" نگویید؛ اول تایید کنید، سپس با دلیل رد کنید (Yes, but...).
تثبیت کنید: همیشه در پایان جلسه، توافقات را با صدای بلند مرور (Recap) کنید.

پیشنهاد ویژه: دوره جامع زبان تخصصی و فنون مذاکره فرش

وقت آن رسیده که روی ارزشمندترین دارایی خود، یعنی "مهارت کلامی‌تان" سرمایه‌گذاری کنید. در «دوره جامع زبان تخصصی فرش»، ما ویدیوهای واقعی از مذاکرات نمایشگاهی، فایل‌های صوتی تمرینی و سناریوهای چالش‌برانگیز را آماده کرده‌ایم تا شما را برای سخت‌ترین جلسات آماده کنیم.

همین حالا شروع کنید و تبدیل به یک مذاکره‌کننده شکست‌ناپذیر شوید:

ثبت‌نام در دوره جامع زبان تخصصی فرش و دریافت مشاوره رایگان