سید محمد جواد میرخباز
.۲۳ مهر ۱۴۰۴
نمایشگاه‌های بین‌المللی امروزه به یکی از مهم‌ترین بسترهای تعامل تجاری میان شرکت‌ها تبدیل شده‌اند. هر شرکت موفق می‌داند که فرصت طلایی برای جذب مشتری و شریک جدید، از قبل از شروع نمایشگاه آغاز می‌شود؛ دقیق‌تر بگوییم، از نحوه نگارش ایمیل دعوت‌نامه به مخاطبان هدف.
بر اساس پژوهشی در Journal of Business Communication (2022)، بیش از ۷۵٪ تصمیم‌گیرندگان بین‌المللی گفته‌اند که کیفیت اولین ایمیل دریافتی، تأثیر مستقیم بر تصمیم آن‌ها برای ملاقات حضوری با نماینده شرکت دارد.
بنابراین، یک ایمیل ضعیف می‌تواند شانس دیدار با مشتری بالقوه را از بین ببرد، در حالی‌که یک پیام حرفه‌ای و هدفمند می‌تواند دری به سوی همکاری‌های چندساله باز کند.
در ادامه، به‌صورت گام‌به‌گام یاد می‌گیریم چطور چنین ایمیلی بنویسیم تا نه‌تنها مؤثر، بلکه ماندگار باشد.
در دنیای بازاریابی بین‌المللی، هر جمله‌ی ایمیل شما باید هدفمند باشد. تحقیقات دانشگاه استنفورد (Stanford, 2021) در زمینه‌ی Business Communication Psychology نشان می‌دهد که مغز مخاطب در چند ثانیه‌ی اول بر اساس «لحن»، «ساختار» و «شفافیت پیام» تصمیم می‌گیرد که ایمیل را باز کند یا نادیده بگیرد.
ایمیل‌های کوتاه، شخصی‌سازی‌شده و مودبانه، احتمال پاسخ‌گویی مخاطب را تا ۵۸٪ افزایش می‌دهند. در مقابل، ایمیل‌هایی با واژگان مبهم یا تبلیغاتی اغلب بلافاصله حذف می‌شوند.
بنابراین، نگارش ایمیل دعوت به نمایشگاه، ترکیبی از روانشناسی اقناع (Persuasion) و نوشتار استراتژیک (Strategic Writing) است.
یک ایمیل موفق باید سه اصل اساسی را رعایت کند: وضوح هدف، لحن محترمانه و دعوت به اقدام مشخص.
به گفته‌ی Bovee & Thill (2021) در کتاب Business Communication Today، ایمیل‌هایی که در سه جمله‌ی ابتدایی هدف اصلی را بیان می‌کنند، تا ۴۰٪ نرخ تعامل بیشتری نسبت به سایر ایمیل‌ها دارند.
برای مثال، اگر قرار است در نمایشگاه «Carpet Expo 2025» شرکت کنید، بهتر است در همان سطر اول ذکر کنید که قصد دارید مخاطب را برای بازدید از غرفه‌تان دعوت کنید و به‌اختصار نوع محصول یا نوآوری خود را معرفی نمایید.
نمونه:
,Dear Mr. Anderson
We are delighted to invite you to visit our booth at the upcoming Carpet Expo 2025, where we will showcase our latest .sustainable designs and export innovations
در همین چند خط، سه پیام کلیدی منتقل شده است: هدف تماس (دعوت به بازدید)، زمان و مکان نمایشگاه، و مزیت رقابتی شرکت.
یک ایمیل حرفه‌ای برای دعوت به نمایشگاه معمولاً از پنج بخش تشکیل می‌شود:
۱. معرفی و ایجاد ارتباط
در ابتدای ایمیل، ارتباط خود را با مخاطب یادآوری کنید. این کار حس آشنایی و اعتماد را تقویت می‌کند.
It was a pleasure meeting you during the last trade conference in Dubai.
۲. معرفی شرکت و نوآوری‌ها
به‌اختصار توضیح دهید که شرکت شما در چه زمینه‌ای فعالیت دارد و چه چیزی شما را از رقبا متمایز می‌کند.
Our company specializes in handmade and machine-made carpets, combining traditional Persian art with modern design trends.
۳. هدف ایمیل: دعوت به بازدید یا ملاقات
هدف را مستقیم و محترمانه بیان کنید.
We would be delighted to welcome you to our booth and discuss possible cooperation opportunities.
۴. جزئیات دقیق نمایشگاه
حتماً اطلاعات کامل (تاریخ، مکان، شماره غرفه) را ذکر کنید تا ایمیل کاربردی باشد.
You can find us at Hall 4, Booth A-12, during the International Textile Expo 2025 (March 10–14, Istanbul).
۵. دعوت به اقدام و پایان محترمانه
با یک لحن مثبت و تشویق‌کننده ایمیل را تمام کنید.
Please let us know your available time for a meeting, and we will gladly arrange it.
ارتباط تجاری جهانی بدون درک تفاوت‌های فرهنگی ناقص است.
کتاب معروف The Culture Map از Erin Meyer (INSEAD Business School) یکی از منابع کلیدی برای درک سبک‌های ارتباطی در فرهنگ‌های مختلف است.
او توضیح می‌دهد که در کشورهای آسیایی مثل ژاپن و کره، «لحن غیرمستقیم» نشانه‌ی احترام است، در حالی‌که در اروپا و آمریکای شمالی «شفافیت و صراحت» اهمیت بیشتری دارد.
مثلاً:
برای مشتری ژاپنی بهتر است بنویسید:
We would be honored if you could consider visiting our booth.
ولی برای شریک تجاری آلمانی بنویسید:
Please visit our booth to review the latest product samples.
این درک بین‌فرهنگی می‌تواند موفقیت ایمیل شما را چند برابر کند و از سوءتفاهم‌های فرهنگی جلوگیری نماید.
مطالعه‌ی انجام‌شده توسط Louhiala-Salminen (2002) درباره مکاتبات تجاری بین‌المللی نشان می‌دهد که بیش از ۳۰٪ ایمیل‌های دعوت رد یا نادیده گرفته می‌شوند.
رایج‌ترین دلایل عبارتند از:
استفاده از جملات تبلیغاتی و غیرواقعی (We are the best company in the world!)
نداشتن اطلاعات دقیق یا جزئیات زمانی
نداشتن امضا و اطلاعات تماس رسمی
استفاده از لحن عمومی مانند Dear Sir/Madam
برای جلوگیری از این اشتباهات، از قالب‌های استاندارد و زبان شفاف، صادق و دقیق استفاده کنید.
بر اساس تحلیل داده‌های Harvard Business Review (2023)، ایمیل‌هایی که دارای لحن شخصی، پاراگراف‌های کوتاه و دعوت مستقیم به اقدام هستند، تا ۲ برابر نرخ پاسخ بالاتری دارند.
چند نکته کاربردی:
زمان ارسال ایمیل بسیار مهم است — بهترین زمان بین ساعت ۹ تا ۱۱ صبح در روزهای کاری دوشنبه یا سه‌شنبه است.
از عنوان‌های جذاب اما حرفه‌ای استفاده کنید؛ مثل:
Invitation to Explore Partnership at Dubai Expo 2025
حتماً از یک امضای ایمیل شامل لوگو، وب‌سایت و شماره تماس استفاده کنید. در صورت عدم پاسخ، پس از پنج روز یک ایمیل پیگیری مودبانه ارسال کنید.
نوشتن ایمیل دعوت به نمایشگاه، فراتر از ارسال یک پیام ساده است؛ این کار فرصتی برای برندسازی حرفه‌ای و شروع ارتباطات بین‌المللی است.
ایمیل شما باید تصویری از احترام، اعتماد و اعتبار شرکت‌تان ارائه دهد.
به یاد داشته باشید که در تجارت جهانی، اولین برداشت آخرین فرصت است.
برای یادگیری نگارش حرفه‌ای ایمیل‌های تجاری، پیشنهاد می‌کنیم در دوره‌ی مکاتبات تجاری لینگولینک شرکت کنید.
همچنین مطالعه مقاله‌ی مرتبط اصطلاحات استاندارد انگلیسی برای ایمیل‌های ارائه پیشنهاد قیمت می‌تواند در تکمیل مهارت‌های نوشتاری شما مؤثر باشد.
از این نویسنده
چگونه ایمیل دعوت به نمایشگاه بنویسیم؟ | نکات حرفه‌ای برای ارتباط با مشتریان
سید محمد جواد میرخباز
۲۳ مهر ۱۴۰۴
قرارداد موقت و شرایط پرداخت در نمایشگاهها | نکات حقوقی و زبانی برای مذاکره
سید محمد جواد میرخباز
۲۱ مهر ۱۴۰۴
مذاکرات فروش حضوری در نمایشگاه |انگلیسی تجاری برای غرفهداران و صادرکنندگان
سید محمد جواد میرخباز
۱۹ مهر ۱۴۰۴
آماده شدن برای جلسات کاری | آموزش جامع انگلیسی تجاری برای جلسات بین‌المللی
سید محمد جواد میرخباز
۱۸ مهر ۱۴۰۴
ساختار قراردادهای تجاری انگلیسی و عبارات کلیدی |زبان قراردادهای بین‌المللی
سید محمد جواد میرخباز
۱۵ مهر ۱۴۰۴
